Ortak Alan Temizlik Kontrolü İçin Gözlem Listesi Nasıl Hazırlanır?

Ortak alan temizlik kontrolü, genel izlenim yerine kontrol anındaki somut durumu kaydetmenize yardımcı olur. Basamaklar temiz görünse de sahanlık köşelerinde birikinti kalabilir. Ayrıca kullanıcılar temizlikten sonra girişe yeniden çamur taşıyabilir. Bu yüzden yapılan işi tahmin etmek yerine nerede, ne gördüğünüzü yazın.

Bu rehberle merdiven ve diğer ortak bölümler için kendi gözlem formunuzu hazırlayabilirsiniz. Amaç çalışanlara genel bir puan vermek değil, eksikliği ve sonraki işi netleştirmektir. Böylece temizlik takibi ile bakım değerlendirmesini ayrı yürütebilirsiniz.

Ortak alan temizlik kontrolü için kapsamı seçin

Önce binanızdaki alanları listeleyin: giriş, paspas çevresi, merdiven kolları, sahanlıklar ve korkuluklar. Varsa asansör kabinini ve ortak atık noktasını da ekleyin. Ancak binanızda bulunmayan alanlar için gereksiz satırlar açmayın.

Ardından forma tarih, saat ve temizlikle zaman ilişkisi için alan ekleyin. Örneğin, “planlı temizlik sonrası” ile “yoğun kullanım sonrası” gözlemlerini ayırın. Temizlik saatini bilmiyorsanız “temizlik saati bilinmiyor” yazın. Böylece sonradan oluşan kirlenmeyi doğrudan eksik iş saymazsınız.

Yalnızca erişilebilir yüzeylere olağan aydınlatma altında bakın. Ekipman sökmeyin, kapalı teknik bölümlere girmeyin ve yüksek noktalara ulaşmaya çalışmayın. Bir yüzeyi göremiyorsanız “uygun” işaretlemek yerine “gözlem yok” yazın.

Merdiven ve ortak alanlar için gözlem ölçütleri

Ölçütleri farklı kişilerin benzer biçimde yorumlayacağı kadar somut yazın. Örneğin, “giriş kötü” yerine “paspas yanında yaprak ve çamur birikimi var” notunu kullanın. Aşağıdaki soruları binanızdaki alanlara göre daraltın veya ayrı satırlara bölün.

• Giriş ve paspas çevresi: Görünür çöp, yaprak, kum veya çamur var mı? Birikimin tam yerini yazın.
• Merdiven basamakları: Yüzeylerde, kenarlarda ve köşelerde görünür toz, kırıntı veya atık var mı? İlgili merdiven bölümünü belirtin.
• Sahanlıklar: Duvar diplerinde veya ortak geçişlerde birikinti, döküntü ya da belirgin silme izi görüyor musunuz?
• Korkuluk ve tutamaklar: Erişilebilir yüzeylerde görünür kir, leke veya yapışkan kalıntı var mı?
• Ortak kapılar ve camlar: Kapı kolu çevresinde, camlarda veya erişilebilir eşiklerde belirgin kir görüyor musunuz?
• Asansör kabini: Zeminde atık, köşelerde birikinti veya panel yüzeyinde belirgin leke var mı? Yalnızca kabin içini gözlemleyin.
• Atık noktası: Kapların dışında atık, çevrede döküntü veya sıvı birikimi var mı? Ayrıca mevcut ayrıştırma etiketlerinin okunaklı olup olmadığına bakın.
• Zemin: Islaklık veya dökülmüş sıvı var mı? Islak alanın yanında uyarı görüp görmediğinizi yazın.

Koku fark ederseniz yerini ve zamanını not edin. Ancak hoş kokuyu veya parlak yüzeyi tek başına temizlik kanıtı saymayın. Görsel kontrol, mikrobiyolojik temizlik doğrulaması sağlamaz.

Atık noktası kontrolünü binanızdaki mevcut düzene göre hazırlayın. Bursa Büyükşehir Belediyesinin Sıfır Atık ve İklim Değişikliği Hizmetleri sayfası, kentteki atık yönetimi planlama çalışmalarını anlatır. Ancak bu metin, binanızdaki kapların düzenini veya güncel toplama saatini açıklamaz. Bu nedenle yerel plan bilgisini bina özelindeki uygulamanın kanıtı saymayın.

Temizlik kontrolü tablosuna ne yazmalısınız?

Durum sütununda “Ölçüte uygun”, “Eksik var”, “Gözlem yok” ve “Kapsam dışı” seçeneklerini kullanın. “Ölçüte uygun” ifadesini yalnızca o ölçüt ve gözlem anıyla sınırlayın. Ayrıca boş satırı kontrolün tamamlandığı şeklinde yorumlamayın.

Aşağıdaki tablo temsili ve kişisel verisiz bir doldurma örneğidir. Her gözlem için ayrı satır açın. Tablonun üstüne kontrol tarihini, saatini ve temizlikle zaman ilişkisini yazın.

Kişi adı yerine “yönetim”, “temizlik hizmeti sorumlusu” veya “bakım koordinasyonu” gibi görev rollerini kullanın. Gözlem notuna yalnızca iş takibine yarayan bilgiyi ekleyin. Sakinlerin hareketlerini veya kişisel bilgilerini yazmayın.

Temizlik eksikliğini bakım ihtiyacından ayırın

Her görünür iz için yeniden temizlik istemeyin. Yüzey aşınması, renk değişimi veya hasar, değerlendirmeyi zorlaştırabilir. Bu nedenle nedenini bilmediğiniz izi “temizlenmemiş” diye nitelemek yerine görünümünü tarif edin.

Örneğin, temsili kayda “Sahanlıkta koyu iz var; önceki gözleme göre görünümü aynı, nedenini bilmiyoruz” yazabilirsiniz. Ardından yönetimden ilgili hizmet sorumlusuyla değerlendirme yapmasını isteyin. Islaklık gibi dikkat gerektiren durumları ise rutin raporu beklemeden yönetime bildirin. Formu teknik müdahale talimatına dönüştürmeyin.

Takip işini ve tekrar gözlemini tamamlayın

Eksik saptadığınızda yapılacak işi, görevli rolü ve tekrar kontrol zamanını birlikte belirleyin. Ancak “yönetime bildirdik” notunu tamamlanma kanıtı saymayın. Yeniden kontrolde aynı yere bakın ve o andaki durumu yazın.

Örneğin, kapanış notuna “Kontrol sırasında belirtilen köşede görünür birikinti görmedik” yazın. Aynı nokta tekrar kirleniyorsa önce kayıtların zamanını ve yerini karşılaştırın. Dışarıdan kir taşınmasını veya yoğun kullanımı olasılık olarak değerlendirin; bunları kesin neden saymayın.

Takip işi hizmet kapsamını veya giderleri etkiliyorsa gözlemi ilgili iş kalemiyle birlikte inceleyin. Bu aşamada apartman giderlerini şeffaf biçimde takip etme rehberinden yararlanabilirsiniz. Ancak gözlem formunu tek başına mali karar veya hizmet kabul belgesi yerine kullanmayın.

Voyel Yönetim, hizmetler sayfasında ortak alan temizliği, peyzaj ve dijital talep takibine yer verir. Buradaki taslak ise şirketin saha uygulamasını belgelemez. Listeyi kendi binanızın alanlarına ve hizmet kapsamına uyarlayın.

Ortak alan temizlik kontrolü için uzun bir puanlama sistemiyle başlamanız gerekmez. Önce alanı ve ölçütü netleştirin, ardından gözlemi ve takip işini yazın. Böylece liste yalnızca kutuları işaretletmez; sonraki adımı da gösterir.

Yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır. Öneriler genel bilgilendirme içindir. Görseller temsilidir.